Choć często można usłyszeć o tym, że e-mail jest coraz bardziej zagrożony przez portale społecznościowe, nie ulega wątpliwości, że mamy w jego przypadku do czynienia z potężnym narzędziem, a w związku z tym niewiele wskazuje na to, aby w pewnym momencie słuch o nim zaginął.
Wiele podmiotów kontaktuje się ze swoimi klientami jedynie tą drogą, a choć media społecznościowe mają niemożliwe do zakwestionowania zalety jako rozwiązania idealnie sprawdzające się w przypadku marketingu, omawianie szczegółów kontraktu ciągle jest zarezerwowane dla poczty e-mail. E-mail posiada szereg zalet, jedną z najważniejszych wydaje się zaś to, że nie ma większego znaczenia to, kiedy zostanie przez nas wysłany. Co więcej, korzystanie z niego nie zobowiązuje nas do natychmiastowej odpowiedzi, co jest charakterystyczne dla różnego rodzaju komunikatorów.
Ma to ogromne znaczenie zwłaszcza, gdy współpracuje się z klientami z wielu miejsc na świecie. E-mail jest też ceniony dlatego, że jest bardziej namacalny niż wiadomość w serwisie społecznościowym. E-mail nie znika, ale pozostaje z nami, można go szybko znaleźć i jeszcze raz prześledzić ustalenia, jakie zapadły, gdy z niego korzystaliśmy. Jest to również forma kontaktu mniej kłopotliwa dla samego odbiorcy nic więc dziwnego, że porady dotyczące kontaktu z klientami za jego pośrednictwem, są zawsze w cenie.
W pierwszej kolejności należy mieć na uwadze zasady obowiązujące w momencie, w którym do wiadomości ma być dołączony jakiś dokument. Najlepiej wkleić go bezpośrednio do wiadomości, co pozwoli odbiorcy na szybki dostęp do niego. Przy dużych dokumentach znakomicie sprawdzają się dyski wirtualne zwłaszcza, że korzystanie z nich nie jest już dziś niczym skomplikowanym. Warto też pamiętać, że pole temat nadal jest bardzo przydatne. To ono informuje odbiorcę, czego dotyczy nasza wiadomość, jego mądre wypełnienie może więc wiązać się z tym, że szybciej doczekamy się odpowiedzi.
Zawsze też warto zadbać o to, aby do wiadomości dołączony został link prowadzący do naszego profilu na Facebooku, link do naszej strony www lub bloga, którego prowadzimy. Zwiększa to ruch na wspomnianej stronie, a jednocześnie sprawia, że my sami jesteśmy postrzegani jako osoby profesjonalne. Przed wysłaniem e-maila wskazane jest też przeczytanie go przynajmniej raz.
Może się wydawać, że jest to dziwna zasada, niejednokrotnie takie kontrolne czytanie uzmysławia jednak, że to, co czytelne dla nas, nie musi być wcale jasne dla adresata. Dobrze jest też pamiętać, że mail ma sens jedynie wówczas, gdy jest dopasowany do swojego odbiorcy. Czasy zbiorowych wiadomości przeszły już do historii.